Leckék

Szervezés előtt mérlegeljünk!

Vizsgáljuk meg, hogy a megoldásra váró kérdésre a brainstorming alkalamazása megfelelő-e. A felvetett problémának lényegesnek és aktulisnak kell lennie. A megoldáshoz pontosan megfogalmazott célt kell rendelni, az elvárt eredménynek értéket kell képviselnie.

Időmenedzsment szempontjából gazdaságos brainstorming szervezése?
Várható-e akkora hozam, ami a munkatársak idejét ellensúlyozza.
Pl.: 10 résztvevő esetén összesen kb.: 10-15 munkaóra.

Amikor nem érdemes:

Apró, csip-csup ügyek esetében.
Nem aktuális a kérdés.
Bizonytalan a megoldás kimenetele, létjogosultsága.
Nem kompetens a csapat az üggyel kapcsolatban.
Jelenleg egy sokkal fontosabb kérdés köti le
a munkatársak figyelmét, idejét, energiáit.

Előkészítés, ráhangolódás

Lehetőleg minden érintett csoportot képviseljen valaki. A teljes körű képviselet az ötletek megfelelő kiértékelése során szükséges. A meghívottakat tájékoztassuk a közös munka céljáról, ismertessük, milyen problémára keresünk megoldást. Mondjuk el azt is, hogy a megfelelő megoldás milyen előnnyel, haszonnal jár. Jelezzük a brainstorming várható időtartamát, és ne lépjük túl. Lehetőleg ne kora reggeli, közvetlenül ebédet követő, vagy munkaidő végéhez közeli időpontot válasszunk. A helyszín legyen kellemes, nyugodt, tágas, ahol flipchart tábla is rendelkezésre áll.

Fontos részletek
Résztvevők és részletek A résztvevői kör állhat egymás számára ismeretlen vagy egymást kevéssé ismerő „kreatívokból” vagy egy szervezethez tartozó munkatársakból. A csoport létszáma 4-5-től 10-12 személy bevonásával javasolt. Ennél nagyobb csoportban személytelenné válhat a folyamat, és lesznek, akik kevésbé szívesen szólalnak meg. A kreatív problémamegoldás oldott, bizalmi légkört kíván meg ahhoz, hogy mindenki bátran megossza gondolatait. A negatív visszajelzések, a gúny, a lekezelő pillantások megölik a folyamatot, ahogy az sem kívánatos, hogy egy-egy kolléga ötlete a folyosói kibeszélő show témájaként végezze. Érdemes a „zsilipelést”, a ráhangolódást segíteni néhány perces kreatív, jobb agyféltekét megdolgoztató, együttműködést igénylő feladattal. Pl.: ördöglakat egyéni vagy páros kinyitása, egy logistory megoldása illetve bármilyen agyserkentő vicces feladat. Fontos Ha a brainstorming korábban nem volt része a problémamegoldásnak, a vállalati kultúrának, időt kell hagyni arra, hogy elfogadják a munkatársak. A sikerhez gondos felkészülésre, rutinszerzésre és állhatatosságra van szükség. A fejlődés érdekében értékeljük a módszer eredményességét.

Milyen legyen a brainstorming során megfogalmazott probléma?
Általános: pl. A piaci részesedés növelése Konkrét(abb): pl. Hogyan bővítsük vásárlói körünket? Konkrét: pl.: Milyen promóciót szervezzünk új vásárlók elérése érdekében?

Általános problémafelvetés

Előnye: nincs korlátozás.
Hátránya: várhatóan hosszabb, többlépcsős folyamat, szerteágazóbb ötletek, amelyek későbbi kidolgozást igényelnek.

Konkrét problémafelvetés

Előnye: fókuszáltabb, irányítottabb gondolkodás.
Hátránya: lehetséges jó megoldások kizárása.

A döntés
A szűkítő folyamat végén - amennyiben nincs szükség további információkra - hozzunk döntést, válasszuk ki a leginkább megfelelő ötletet. Köszönjük meg, értékeljük a résztvevők közös munkáját. Lehetséges, hogy egy alkalom nem hoz megfelelő eredményt, ebben az esetben is ismerjük el a csoport aktivitását, együttműködését.

Új munkamódszerek bevezetése

Egy már működő szervezet életébe, folyamataiba az új munkamódszerek bevezetése nem könnyű feladat. A változások nem mindig aratnak osztatlan sikert. A közös problémamegoldó módszerek hatékonyságának megítéléséhez időre van szükség. Valamennyi új módszer alkalmazására igaz, hogy az átgondolt előkészítés és a folyamatot követő visszajelzés ugyanolyan sikertényező, mint a lebonyolítás. Lényeges, hogy a megoldandó probléma és a rendelkezésre álló idő alapján válasszunk megfelelő problémamegoldó módszert.

Az első alkalom előtt érdemes az egyes módszereket kisebb csoportban "tesztelni", majd a tanulságok, visszajelzések tükrében szélesebb körben alkalmazni. A szemlélet és a szervezeti kultúra változása, formálódása nem egyik napról a másikra történik meg. Befektetett időt, munkát és reális részcélok kitűzését is igényli.